アセットをスプレッドシートで保存して、車輪の再発明から脱却しよう！

アセットをスプレッドシートで保存して、車輪の再発明から脱却しよう！

アセットとは経済資産を指し、ひいては「使い回しのきくデータ」のことを意味します。
例えば初回契約時に交わされる書面であったり、レポートの書式などがそうですね。

皆さんの会社において、アセットといえるものはどの程度あるでしょうか。
おそらく少ない会社でも10程度、多ければ500や1,000、あるいはもっと多くのアセットが用意されているのではないでしょうか。

しかし、弊社ではなにか資料を作成するという時に、基にするべき資料を発見することができずに0から再作成するようなことが少なくありませんでした。
こういった、もうすでに作成された資料を無視して同じようなものを作成してしまうことを「車輪の再発明」というようです。（リンクはwikipedia）

この車輪の再発明は、かかる時間もさることながら、資料を作っているときの「明らかに無駄なことをしている」という意識が凄まじく生産性を落とします。会社人として、やってはいけないことの5指に入るのではないでしょうか。

弊社では去年から、エクセルを使用することを極力排し、googleのスプレッドシートを使用するようにしてきました。
スプレッドシートのほうが、以下の点でエクセルに勝ると考えられます。

・googleアカウントさえあれば、ソフトやアカウントの購入が不要（金額的コスト）
・クラウド上で自動保存されるため、保存し忘れがなくその確認も不要（時間的コスト）
・同時に開いたデータを共同編集できるため、いちいちデータを作成しメールで送って確認という手間が省ける（人的コスト）

使用してみたところ、微妙にエクセルに劣るのは使い勝手の一部くらいで、あとは上記のメリットのほうがはるかに大きく、今ではスプレッドシートだけでなくドキュメント（word相当）やスライド（powerpoint相当）も活用しています。

採用当初は特に意識していませんでしたが、このスプレッドシートの活用は上記「車輪の再発明」にも効果的であることが、使っていくうちにわかりました。
使用したデータはデフォルトで日付順に並びますし、メールボックスのようにスターを付けることなどもできます。

スプレッドシートはgoogleドライブに保存されるため、ドライブ内を自身の使いやすいようにフォルダ分けすることができます。
共有フォルダではしづらかった、自分勝手なファイル整理整頓もできるので、これで紛失したら完全に自己責任ですが。

皆さんの会社でも、どこかのタイミングでスプレッドシートへの移行をおススメしますよ！