中小企業の経営層必見！グループウェア比較【G suite(Google) vs サイボウズ】！！
晴れて社内グループウェアの移管（サイボウズ→G suite）が完了しました！
元々、別々のグループウェア（社内管理システム）を使っていたのでコミュニケーションがメチャメチャで、
メールはGメールを個人アカウント内で使い、
サイボウズでスケジュール管理、
Dropboxでデータを管理、
とわけわからない事をやっておりました。。
なのでこの際、メールにあわせてGoogleのグループウェアにしよう！となった次第です。
リモートワーク、フレックスを導入するにあたって、管理業務が相当増えそうなのでグループウェアを統一したい、というのもありました。ここら辺の経緯と実施しての感想は後ほど報告します♪
両社の比較を勝手にやってみます！
特にGスイーツは情報がGoogleのマニュアルが多かったので（検索するので当たり前かｗ）外野からの意見（やじ？）だと思って参考になればと思います！
【ブランドサイト】
G suite
サイボウズ office10
目次
メリット①：メールがやっぱり素晴らしい！
フリー版のGメールですとPOP3設定だったので、先方から発信されたメールが到着するのに何分かかかる、なんてざらにあったわけです。しかし、受信サーバーからGoogleに変更されるのでとっても早くストレスがなくなります。
しかも、どうやらGoogleはユーザーの作業の中心がメールと考えているようで、メールに機能が集中して載せられてます。
すぐにチャットにメインはシフトすると思いますが。。。
メール画面を見るだけでも
・メール
・ハングアウト（チャット）
・カレンダー
・メモ帳
・todoリスト
その他アプリをメール画面にドンドン追加できるようになっております。（ハック系なので英語オンリーw）
そして、このアプリ達ががいちいち連携して作業を助けてくれる、というわけです。
メリット②：モバイルにめちゃ強い！
無料版にも各サービスのアプリがあるので、ほぼ全ての作業をモバイルで対応できちゃいます。実は日本のグループウェアはここら辺がとてつもなく弱いと思っているわけです。
もう、メールをチェックなんか移動中にスマホでやりましょうね、ということですね。
いつしか、厚切りジェイソン氏（実はIT企業のお偉いさん）が生産性の話をコラムで載せており、「メールのチェックなどはモバイル環境でチャチャッと済ます。電車待ちとか打ち合わせの待ち時間とかで作業ができないのはもったいない。」といったのを覚えています。
セキュアな環境を準備できれば、いつでも、どこでも、作業ができるのでモバイルシフトは必須なんですが、サイボウズは最悪でした。アプリはあっても機能制限があるとかスマホブラウザが最適化されていないとか、もう終わっています。
リモートワークを始める上でもモバイル環境がしっかりと整えられているのは非常にメリットがありますね。
どこでもオフィスと変わらない環境で移動できますから。電話が出れなくってもチャットで対応とかでいいじゃないですか！
メリット③：容量無制限のドライブで社内、社外とファイル共有！
今回の記事タイトルとちょっと話が変わりますが、データストレージにはdropboxを使っていました。
現在dropbox内に500GBのデータがあり、PCにデータを常駐させるので、容量が食ってしょうがない。そこでブラウザで対応をすることにしているのですが、これがなかなか使いづらい。一度ダウンロードして、編集後、またアップロードとかなんだそりゃ、となる。
Gスイーツに1200円/月で契約するとGoogleドライブが容量無制限（やっほ～！）
外部との連結もできるのでむちゃくちゃ楽♪（後ほどGoogleアカウントを持っていれば、という罠もありましたが。。。）
スタッフのアカウント数に対して費用がかかるのでコスト的には結構重たいですが、dropboxを採用し続けても月のアップロード、ダウンロードの時間が合計すると各自10分以上あるだろうと考え、容量無制限を選択。
容量もさながら、何が凄いってドキュメント、スプレットシート、スライドといったアプリとガッチガチで連動することです。マイクロソフトのパワーポイントとか使えなくなるレベル。
ドライブの任意のフォルダで新規作成を選べば、勝手にフォルダ管理してくれるし、作成後も勝手にメンバーに共有される。外部の人間に共有したいときはURLを貼り付けてメール。
社内の人間にはフォルダURLを貼り付けてチャットとチームメンバーへの共有作業がほぼ無い。これは最高です。
メリット④：細かなカスタマイズな設定が可能
社内、外部の権限別けがうんざりするほどあります。社内でも各アプリで設定があり一個一個をカスタマイズでます。なのでスタッフから上がってくる要望にできるだけ沿うことができました。
ドライブとか作業シート系は共有制限がかなり細かくなっているので、ここら辺も便利ですね。
上手くいかなかったのはハングアウト（チャット）とメールのSMTP設定ですね。外部のメールアドレスを引き込むのに相当設定が必要で、こちらは今勉強中。（←IP登録などをしなくては送信できないらしい･･･。）
メリットばかりなのもあれなので使いづらいところも。
デメリット①：専門性が高い人間がいないと動かない！
ある程度のテクニカルな人間がいないと動きません。
登録時にメールサーバーをGoogleに向ける、から入りますからここの意味がつかめる、または情報収集できないと進みません。流石はGoogleですのでパートナーを紹介するよ（もちろん有料だけどね）、と表示がガンガンでてきますが、いくらするの～というところ。
また、カスタマイズ前提のグループウェアなので、設定変更がちょこちょこできないと宝の持ち腐れ感があります。
デメリット②：無料アプリが使えないことも
情報を勝手に集めてくれる「Googleアラート」をとっても重宝していたのですが、Gスイーツにはありません。よって無料のGmailで届いたものを転送設定しています。
これが地味に面倒くさい。
注：アプリ管理画面でこれは使えることが判明。というか全てのアプリが使えます！ってことでデメリットじゃなくなりました。
デメリット③：開発中のアプリが全然つかえない
ハングアウトを社内で頻繁に使うのですが、どうやらスラック（Slack）に対抗するため、色々と開発側でテコ入れをしているらしい。そこで新しい仕様がばんばん出ている。しかし、解説がマニュアルしか無い(非常に読みづらく理解しづらい)状況。
そのうち誰かが使ってみた、を書いてくれることを期待しつつ現状はとっても使いづらい。。(自分が書けばいいじゃん笑)
まとめ
良い事づくしで良かったとは思う一方、これは日本ではレベル高いな〜、という感じでした。自由度が高いということは知識と技術が必要になります。自社にそのスキルが無ければコストをかけなくてはいけません。
しかしです、おじいちゃんやおじさん経営層にそのコストを負担してくれ、というのはとんでもない労力ですから。。。エクセル管理とか人力で頑張るところと、IT投資をサクサクして自分たちの強みに労力を集中していくのとでは雲泥の差が出ますよね。
ワンパッケージであるサイボウズの方が簡単だし、PC環境の最低限は持っているからいいかも、ですが、すばやく進化していく必要がある環境下では(多彩な働き方への対応やモバイルデバイスへの移行、外部パートナーコミュニケーションの強化など)ちんたら開発を待っていたら置いていかれちゃいますね。
サービスプロバイダー側で先を働き方の多様性を見越した開発をしてもらえると、ユーザーはとっても助かります♩